1) Te laat beginnen met je btw-aangifte
Veel ondernemers wachten tot “de deadlineweek”. Dan blijkt dat bonnetjes ontbreken, facturen nog niet zijn verwerkt of er vragen zijn over privé/zakelijk. Gevolg: haastwerk, stress en een grotere kans op fouten. Voorkomen? Werk in een vast ritme. Lever je administratie wekelijks of maandelijks aan, zodat je btw-aangifte een formaliteit wordt in plaats van een spoedklus.
2) Btw op kosten vergeten of verkeerd verwerken
Bonnetjes van parkeren, tanken, zakelijke lunches of online tools raken kwijt of worden verkeerd geboekt. Soms wordt btw ten onrechte afgetrokken (bijvoorbeeld bij gemengde privé/zakelijke kosten) of juist helemaal niet. Tip: bewaar alles digitaal en leg één vaste werkwijze vast voor terugkerende kosten. Dat scheelt discussie en correcties achteraf.
3) Facturen die niet aan de eisen voldoen
Een factuur zonder factuurnummer, btw-nummer, datum of juiste btw-vermelding is een risico. Het kan betekenen dat je de btw niet mag aftrekken, of dat je zelf problemen krijgt met je eigen facturen. Check dus of je facturen voldoen aan de factuureisen en zorg dat je facturatieproces strak staat (zeker bij offertes → facturen → betalingen).
4) Privé en zakelijk door elkaar laten lopen
Dit is misschien wel de grootste oorzaak van btw-gedoe. Denk aan een telefoonabonnement, laptop, auto, thuiswerk of aankopen bij webshops. Als de verhouding privé/zakelijk niet duidelijk is, wordt de btw-aangifte snel rommelig. Voorkom dit door duidelijke keuzes te maken: wat is zakelijk, wat is privé en welke afspraken hanteer je structureel?
5) Verkeerde btw bij internationale transacties
Werk je met buitenlandse klanten of koop je diensten/software in vanuit het buitenland (bijv. advertenties, tools, platforms)? Dan kan de btw-behandeling anders zijn (bijvoorbeeld verlegd). Dit is een klassieke valkuil, vooral bij online ondernemers. Eén fout kan doorwerken in meerdere kwartalen. Bij twijfel: check het direct, liever vooraf dan achteraf corrigeren.
6) Suppletie te laat (of helemaal niet) doen
Kom je er later achter dat een eerdere btw-aangifte niet klopt? Dan is een correctie (suppletie) soms nodig. Veel ondernemers schuiven dit voor zich uit, terwijl het juist rust geeft om het meteen op te lossen. Hoe sneller je het corrigeert, hoe kleiner de kans op gedoe en rente/boetes.
Praktische conclusie
Btw-fouten ontstaan zelden door onwil, maar bijna altijd door een gebrek aan structuur. Met een strak aanleverritme, digitale verwerking en iemand die periodiek controleert, voorkom je 90% van de problemen.
Wil je dit goed neerzetten zodat je btw-aangifte elke keer soepel loopt? Op de website van Helmer Finance lees je hoe we werken. En als je ondernemer bent in de regio en zoekt naar een vaste aanpak met digitaal gemak, bekijk dan ook boekhouder Nunspeet.
